Par: Yogi Schulz
Résumé : Maîtrisez les coûts liés à la gestion de données sans en sacrifier l’accessibilité dans un contexte où la quantité de données monte en flèche.
Lequel de ces problèmes éprouvez-vous dans votre entreprise?
- La base de données associée au courrier électronique grossit sans cesse.
- Le nombre de lecteurs réseau augmentent à un rythme alarmant.
- Le personnel peine à trouver des données sur les lecteurs réseau.
- Le nombre de bases de données d’applications surpasse toutes les attentes.
- Le processus de sauvegarde et de récupération est devenu trop coûteux.
- La duplication des données s’étend de plus en plus.
Nous avons tous vu des graphiques illustrant la baisse brutale du coût du disque par unité de stockage. Bien que cette tendance soit réelle en théorie, il s’agit d’un indicateur très trompeur du coût commercial global de la gestion de données. Malgré la forte baisse du coût brut du disque, les coûts associés aux installations, à l’électricité, à l’air climatisé, aux logiciels nécessaires à la gestion de données et au personnel connexe grimpent encore plus rapidement.
Il est possible de résoudre ces problèmes en adoptant une meilleure stratégie de gestion de données. Pour connaître les éléments de cette stratégie du point de vue du gestionnaire, cliquez ici :Plate-forme d’applications de Microsoft : gestion de données. Pour obtenir de plus amples renseignements, téléchargez le document de présentation technique présenté dans la section gauche de cette page Web.
Contrôlez la multiplication des données associées au courrier électronique
L’augmentation du volume de données associées au courrier électronique est principalement attribuable à la taille croissante des pièces jointes. Celle-ci augmente de façon exponentielle parce que les employés utilisent de plus en plus le courrier électronique pour distribuer des fichiers audio et vidéo.
Encouragez les employés à remplacer les pièces jointes des messages sortants par des liens vers l’emplacement du fichier dans le lecteur réseau ou dans le système de gestion de contenu. Dans le cas des messages entrants, désignez une personne qui stockera la pièce jointe et distribuera le lien à tous les destinataires prévus. L’utilisation de liens freine la tendance qu’a chaque destinataire à stocker les pièces jointes, entraînant une importante duplication de données.
L’envoi de messages à de longues listes de distribution ou l’utilisation du bouton Répondre à tous contribue également à la multiplication des données associées au courrier électronique parce que le message est conservé jusqu’à ce que le dernier destinataire le supprime. Incitez les employés à restreindre le nombre de destinataires lorsqu’ils envoient des messages.
La mise en œuvre d’un produit d’archivage des courriels permet de contrôler la croissance de la base de données en ligne. Si votre entreprise risque de devenir le défendeur en cas de poursuites, songez à vous procurer un outil d’exploration électronique.
Publiez sur le portail de l’entreprise une liste des attitudes privilégiées afin d’encourager les employés à maximiser la valeur du courrier électronique et à contrôler la croissance des données.
Remplacez les lecteurs réseau par des systèmes de gestion de contenu
Le volume des données stockées dans les lecteurs réseau augmente rapidement dans de nombreuses entreprises. Bien que les lecteurs réseau facilitent l’accès aux données, ils imposent les limites suivantes :
- La recherche de documents est ardue
- Il est facile de faire des erreurs de classement
- La structure de l’arbre de répertoire offre seulement un chemin d’accès principal
- La gestion des restrictions d’accès vers des répertoires précis prend du temps
- Les métadonnées servant à décrire des documents sont limitées
Les systèmes de gestion de contenu d’entreprise permettent de contourner ces limites, d’améliorer l’accessibilité des données et de bénéficier d’avantages supplémentaires, dont les suivants :
- Ils prennent en charge les flux de travaux
- Ils conservent l’historique des versions
- Ils permettent la collaboration
- Ils tirent parti du capital du savoir
- Ils réduisent au minimum la duplication de documents
Pour obtenir de l’information axée sur la gestion, cliquez ici : La gestion de contenu d’entreprise de Microsoft. Pour obtenir de plus amples renseignements, téléchargez le document de présentation technique mentionné au bas de cette page Web.
Contrôlez l’accroissement du volume des bases de données d’applications
L’une des causes fréquentes de l’augmentation rapide des données est la création de copies multiples de bases de données d’applications. Les bases de données sont déjà constituées de fichiers volumineux, et lorsque ces fichiers sont copiés, les données augmentent de façon exponentielle.
L’augmentation du volume de données s’explique principalement par les copies supplémentaires que font les administrateurs de base de données en vue de faire l’essai d’un changement proposé ou de trouver la source d’un problème. La conservation de multiples copies de bases de données de production à des fins d’essai par les développeurs y contribue également.
Ces deux raisons sont tout à fait valables. Les problèmes surviennent lorsque ces personnes, qui subissent la pression de livrer plus rapidement, oublient de supprimer ces données avant de passer à la tâche suivante.
Pour freiner la croissance du volume de données, demandez au responsable des administrateurs de base de données de faire un suivi du nombre de bases de données existantes et de mettre en place des bases de données partagées destinées à l’essai de logiciels.
Gérez la croissance des données en instaurant un système de mesure
Un système de mesure des données plus précis et la production de rapports connexes permettent souvent de freiner le rythme de croissance, et peuvent même entraîner une réduction temporaire du volume de données.
Admettons-le : nous avons tous l’habitude d’accumuler inutilement de l’information. Nous croyons avoir besoin un jour d’un document sans penser que nous seront incapables de le retrouver ce jour-là ou que les probabilités que ce jour survienne sont très minces.
Nous pouvons perdre cette habitude en produisant des rapports sur l’utilisation de l’espace lié au courrier électronique, au réseau et à la gestion du contenu d’entreprise par personne. Les employés ont tendance à réagir à tout ce qui suppose des mesures. Si ce moyen ne donne pas les résultats escomptés, envisagez de lancer un concours qui récompensera les personnes ayant une attitude responsable en matière d’accumulation de données.
Établi à Calgary, en Alberta, Yogi Schulz est un rédacteur collaborateur pour le Centre des entreprises de taille moyenne de Microsoft. Ses articles ont été publiés dans Computing Canada, EDGE, The Calgary Heraldet Microsoft Ideas. Il consulte habituellement des chefs de l’information qui œuvrent dans le secteur public et dans les secteurs de l’énergie et de l’immobilier.
